3 листопада 2009 року пройшов семінар «Реалізация пріорітетів діяльності ГУДС: системи інтегрованого електронного документообігу - позитивний досвід впровадження».

  • Перегляди: 42

Як і планувалося, 3 листопада відбувся семінар для керівників районних державних адміністрацій Києва та інших міст на тему «Реалізація пріоритетів діяльності ГУДС: системи інтегрованого електронного документообігу – позитивний досвід впровадження», організований компанією «Софтлайн» разом з Головним управлінням Державної служби (ГУДС) України за підтримкою CISCO і Microsoft.

Основне завдання органів державної влади – забезпечення тісної взаємодії з громадянами, чітка й оперативна робота з виконання своїх функцій – забезпечення повноцінної життєдіяльності своїх регіонів.

З розвитком електронних систем зв'язку, входженням у наше повсякденне життя сучасних технологій, потребує серйозних змін і сама система функціонування структур органів влади.

Головною темою семінару було представлення впровадженої системи електронного документообігу на прикладі ГУДС. За словами Вишневського Андрія Володимировича, заступника начальника управління держ. служби, використання цієї системи дозволило підвищити ефективність роботи співробітників у кілька разів, значно підвищити якість обробки вхідної та внутрішньої документації, скоротити видатки структури на папір, картриджі, що в умовах економічної кризи є важливим аспектом роботи державного органу. Крім того, дана система дозволила практично виключити людський фактор при роботі з документацією (втрата документів, затримка з обробкою і прийняттям рішень). І, за планами, з 2010 року ГУДС повністю переходить на безпаперовий документообіг.

Але ГУДС – не єдиний орган, де впроваджено систему електронного документообігу. Київські районні адміністрації вже переймають досвід, і на сьогодні Шевченківська РДА теж змогла представити свої результати від використання у своїй роботі цих нововведень.

Зі слів Тимошик Антоніни Анатоліївни, начальника загального відділу Шевченківської РДА, уже сьогодні адміністрація району відчуває якісний стрибок у своїй роботі. Як і при будь-яких нововведеннях, на початковому етапі впровадження були труднощі щодо налаштування людей на нову систему, але за допомогою фахівців «Софтлайн», що проводили необхідне навчання, перехід на електронний документообіг у структурі РДА був безболісним.

Крім того, для слухачів семінару партнери представили новітні системи комунікації (CISCO), що дозволяють вирішувати питання взаємодії з віддаленими структурами та підрозділами, а також систему управління корпоративною інформацією (Microsoft). Ця система (SharePoint) дозволяє управляти як самими документами, так і архівами, системою звітів, календарем, завданнями співробітників і підрозділів у поточному часі, автоматизувати бізнес-процеси, що значно спрощує взаємодію між підрозділами.