У нас є рішення, компетенції та досвід для створення централізованого сховища різнорідних документів, що актуально для багатьох сфер та галузей. Згідно з законодавством, більшість документів слід зберігати досить довгий час. Ми пропонуємо їх оцифрувати та зберігати в електронному вигляді за допомогою наших ІТ-розробок.
Завантаження документів
Завантаження документів
Для виконання операцій сканування, оцифрування, розпізнання, верифікації та імпорту даних в електронний архів використовуються програмно-апаратні рішення.
Каталогізація
Каталогізація
На етапі розпізнавання документів задаються поля для їх каталогізації. Усі архівні та поточні документи надходять у відповідні розділи каталогу, які створює та змінює адміністратор.
Швидкий пошук
Швидкий пошук
Наша програмна платформа розроблена з урахуванням великих навантажень на слабких серверах. А, значить, у клієнтів не виникає проблем зі швидкістю отримання того чи іншого документу.
Image

Надійність та безпека

  • Надійне зберігання документів – наявність систем резервного копіювання і відновлення даних
  • Виключення зносу / втрат оригіналів паперових документів
  • Забезпечення цілісності інформації, у тому числі можливість зберігання всіх версій документів
  • Можливість шифрування
  • Регламентація прав доступу до документів
  • Можливість відновлення і перегляду архівних віддалених документів
  • Реєстрація та зберігання всіх дій із конкретним документом
  • Захист від несанкціонованого доступу до документів, умисного або випадкового знищення інформації

СЕД Megapolis.DocNet

Softline пропонує послуги з впровадження системи електронного документообігу Megapolis.DocNet, яка має функцію електронного архіву — дозволяє зберігати легітимно юридичні документи та отримувати до них доступ у будь-який час, не гаючи сили на довгий пошук. Megapolis.DocNet також дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності, включаючи державний сектор.

Image

Законодавчі норми

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон) встановлює загальні вимоги до зберігання електронних документів. Так, передбачається, що суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

Обов'язкові вимоги

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Строки зберігання

Строки зберігання паперових документів передбачило, зокрема, Міністерство юстиції України в наказі від 12.04.2012 № 578/5, яким затвердило «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Документом також передбачено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Перелік документів і строків їх зберігання досить обширний. Його можна переглянути тут.

Звертаємо також вашу увагу, що обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року. Строки зберігання науково-технічної документації (НТД) обчислюються з 01 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.

Варто також зауважити, що в Листі Державної податкової служби України від 18.05.2012 р. № 13920/Ж/17-1216 передбачено, що платники податків у випадку, коли перевірка органом ДПС не проводилась протягом терміну, який перевищує 1095 днів, повинні забезпечити належне зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, та здати їх в архів. Тож зберігання первинних документів на підприємстві це важливо.

Важливі деталі

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

В наказі також говориться, що особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мінюсту від 11 листопада 2014 року № 1886/5. Він встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.